הגדרת האירוע
חשוב לדבר עם השף פנים מול פנים כדי להבהיר את מטרות האירוע וכן לברר את המומחיות שלו.
בפגישה יש לעבור על התפריט והמנות השונות, אך גם חשוב לשמוע את רעיונותיו של השף, העשוי להציע רעיונות שונים ואפשרויות מגוונות בהתאם לניסיונו האישי
תצוגה
יש צורך להחליט בעניין תצוגת המנות.
התצוגה צריכה לביות יצירתית אך גם להתאים לסוג האירוע ולמיקומו.
מיקום
יש להגדיר את מיקום המטבח, איזורי ההכנה והשירות במקום האירוע.
חשוב שהשף או האחראי על הקייטרינג יכירו את מקום האירוע (אולם, סלון הבית, גינה),
החלוקה בו, הפעילויות השונות שיתרחשו במהלך האירוע ולוח הזמנים המתוכנן.
תפריטים
חשוב להודיע על בקשות מיוחדות כגון מנות צימחוניות, ללא גלוטן, דל קלוריות או דל סוכר.
מנות
חשוב לדעת מהי כמות האוכל בכל מנה, כמה מנות נוספות ניתן להגיש בהתאם לבקשת האורח או מה קורה במקרה שמגיעים לאירוע יותר אורחים מהמתוכנן.
בנוסף יש לקבוע את אופן הגשת המנות במהלך האירוע: מזנון, הגשה לשולחנות, צלחות אישיות ועוד…
לחמים
יש לשאול אם החברה מייצרת את הלחמים, העוגות ודברי המאפה בעצמה או מזמינה אותם מחברה אחרת. אם זה המקרה, יש לברר מהיכן מגיעים מאפים אלו.
קינוחים
יש לקבוע אם הקינוחים יוגשו לשולחנות או שייערך מזנון מתוקים.
במקרה זה חשוב להחליט את יהיו מלצרים שיגישו את המנות כדי לאפשר לכל האורחים ליהנות משולחן המתוקים או שהחלוקה תעשה בדרך אחרת
לוח זמנים
יש לקבוע את לוח הזמנים של האירוע, הכולל זמני הגשת המנות ופרק הזמן המוקדש לכל מנהבהתאם לפעילויות שונות שיתנהלו ביום האירוע ולשלב ביניהם.
שתייה
יש לברר מהו סוג השתייה שתוגש באירוע, האם שתייה אלכוהולית כלולה במחיר או לא, האם ניתן לרכוש בנפרד ומה העלות בהגשת שתייה זו.
בנוסף יש לברר האם שירותי הבר כלולים במחיר או בתוספת מחיר.
עיצוב
יש להחליט על עיצוב מקום האירוע: אילו צבעים וסוגי מפות קיימים, מה יקשט את השולחנות, מה יוסיף אווירה למקום האירוע.
